Normas de uso del sistema interno de información

1. Introducción

1.1 Ámbito objetivo de aplicación

Las presentes Normas de Uso del Sistema Interno de Información (en adelante, las “NORMAS DE USO”) tienen por objeto establecer, de conformidad con lo preceptuado en (i) la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “LEY 2/2023”); (ii) la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (en adelante, “LOPD-GDD”); y (iii) cualesquiera otras normas que sean de aplicación, el procedimiento para la comunicación confidencial y posterior tramitación de eventuales sospechas y/o hechos relativos a cualquier tipo de actuación relativa a las materias contenidas en el artículo 2 de la LEY 2/2023 que sean detectadas en TUTTI PASTA, S.A., (en adelante, “TUTTI PASTA”).

Entre las materias contenidas en el artículo 2 de la LEY 2/2023, se encuentran:

  • Infracciones al Derecho de la Unión Europea:
    • Contratación pública.
    • Servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
    • Seguridad de los productos y conformidad.
    • Seguridad del transporte.
    • Protección del medio ambiente.
    • Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear.
    • Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales
    • Salud pública
    • Protección de los consumidores
    • Protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información
    • Fraude y toda actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión Europea.
    • Conductas contrarias al mercado interior
  • Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.
  • Infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.

A efectos del presente documento, se entiende por Sistema Interno de Información (en adelante, “SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN”) el conjunto de elementos formado por el canal de denuncias, el órgano responsable de su control y supervisión y el procedimiento que regula su funcionamiento. Por su parte, se entiende por Canal de Denuncias (en adelante, “CANAL DE DENUNCIAS”) el buzón o cauce para la recepción de las comunicaciones.

1.2 Ámbito subjetivo de aplicación

El CANAL DE DENUNCIAS, como parte integrante del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN, se pone a disposición de las personas informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, en los términos previstos en el artículo 3 de la LEY 2/2023 (en adelante, el/los “INFORMANTE/S”).

1.3 Órgano responsable del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

El destinatario y responsable de todas las comunicaciones, peticiones de información y/o consultas tramitadas a través del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN será el Comité de Cumplimiento, en su condición de órgano que tiene encomendado su control y supervisión, así como del Compliance Officer, en su condición de persona delegada de la gestión del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN y de la tramitación de los expedientes de investigación.

2. Régimen jurídico del sistema interno de información

El SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN, su funcionamiento y el régimen de derechos, deberes, garantías, condiciones de acceso y uso del mismo por sus usuarios se regirá por lo previsto en las NORMAS DE USO y por las previsiones contenidas al efecto en la LEY 2/2023 y en la LOPD-GDD.

Con carácter adicional se ha habilitado en la página web de TUTTI PASTA accesible para los usuarios de Internet a través de la siguiente dirección electrónica URL (https://tuttifoodgroup.com/) (en adelante, el “WEBSITE”), el CANAL DE DENUNCIAS, que se regirá, asimismo, de forma complementaria y en cuanto resulte de aplicación, por la Política de Privacidad del WEBSITE.

Los INFORMANTES que accedan y utilicen el CANAL DE DENUNCIAS se comprometen a hacer un uso diligente y correcto del mismo, siempre de acuerdo con la legalidad vigente.

En todo caso, TUTTI PASTA tendrá la consideración de encargado del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN.

3. Principios básicos del sistema interno de información

El SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN se basa en los siguientes principios:

3.1 Principio de buena fe

Los INFORMANTES deben actuar de buena fe y no hacer acusaciones falsas. Se considera que existe buena fe cuando:

  • Se tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no se aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito objetivo de la LEY 2/2023; y
  • La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la LEY 2/2023.

Si cualesquiera de los INFORMANTES, deliberadamente, realizara declaraciones falsas o engañosas o de mala fe, podrá dar lugar a:

(i) Acciones disciplinarias de conformidad con lo previsto en las Normas de Régimen Disciplinario y Sancionador establecidas por TUTTI PASTA y/o previstas en la legislación vigente;

(ii) La activación de cláusulas contractuales sancionadoras, cuando las hubiera; y/o

(iii) Su traslado a la autoridad judicial o al Ministerio Fiscal.

3.2 Prohibición de represalias

Sin perjuicio de lo previsto en el apartado anterior, TUTTI PASTA prohíbe represalias de cualquier tipo contra los INFORMANTES, así como contra cualquiera de las personas recogidas en el artículo 3 de la LEY 2/2023. Dicha prohibición no resultará aplicable para los INFORMANTES anónimos, salvo que, posteriormente, se hayan identificado y cumplan las condiciones previstas en la LEY 2/2023.

Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la LEY 2/2023, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de INFORMANTES, o por haber realizado una revelación pública.

Si se confirmara que el INFORMANTE, o cualquiera de las personas previstas en el artículo 3 de la LEY 2/2023 ha sufrido represalias, se iniciará la correspondiente investigación frente al/los autor/es de las mismas que, en su caso, serán sancionados.

3.3 Anonimato

Los INFORMANTES podrán optar por realizar comunicaciones a través del CANAL DE DENUNCIAS de manera completamente anónima.

3.4 Confidencialidad y protección de datos personales

La comunicación y la identidad del INFORMANTE, del denunciado y de cualesquiera otras personas que se vean involucradas en el procedimiento de investigación originado por la comunicación del INFORMANTE serán, en todo caso, confidenciales.

Igualmente, se garantiza en todo caso la confidencialidad cuando una comunicación sea remitida por medios diferentes al CANAL DE DENUNCIAS o a miembros del personal no asignados a la gestión de tales comunicaciones. En caso de que esto ocurra, el receptor de la comunicación deberá remitirla inmediatamente a través del Canal de Denuncias al Compliance Officer o, en caso de que existiera conflicto de interés, podrá remitirlo directamente a cualquier miembro del Comité de Cumplimiento.

Con el fin de garantizar la confidencialidad, se establecen las siguientes garantías:

  • No se podrá revelar la identidad de los intervinientes sin su consentimiento individualizado.
  • Únicamente podrán conocer la identidad de los intervinientes las personas previstas en el artículo 32 de la LEY 2/2023.
  • La revelación indebida de esta información será sancionada disciplinariamente y podrá ser puesta en conocimiento del Ministerio Fiscal, en cuanto que puede ser constitutiva de delito.

Solo en el caso de que el hecho comunicado fuera constitutivo de un ilícito penal, se revelará la identidad de los intervinientes en el procedimiento de investigación originado por la comunicación a la autoridad judicial o administrativa competente o al Ministerio Fiscal. Asimismo, en el caso de que los hechos afecten a intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

3.5 Derecho al honor, a la presunción de inocencia y de defensa

TUTTI PASTA velará por tales derechos, garantizando los derechos de las personas denunciadas a defenderse de cualesquiera acusaciones que se les dirigieran con las máximas garantías legales.

4. Procedimiento de comunicación

4.1 Comunicación y colaboración

Los profesionales integrantes de TUTTI PASTA, cualquiera que sea su modalidad contractual, posición jerárquica o funcional (en adelante, el/los “PROFESIONAL/ES”) podrán informar, cuando hayan obtenido información en un contexto laboral o profesional, de cualquier tipo de infracción detectada en TUTTI PASTA que resulte contraria a las materias contenidas en el artículo 2 de la LEY 2/2023.

Asimismo, los PROFESIONALES que sean llamados a intervenir, vendrán obligados a prestar colaboración en caso de ser requeridos a tal efecto en el seno de las investigaciones que pudieran instruirse con motivo de las comunicaciones recibidas a través del CANAL DE DENUNCIAS o por cualquier otra vía por la que se pueda tener conocimiento de una comunicación de las previstas en las NORMAS DE USO. La no colaboración con la investigación, cuando exista obligación, podrá dar lugar a la imposición de sanciones disciplinarias.

El CANAL DE DENUNCIAS no podrá ser utilizado para otros fines distintos a aquellos para los que ha sido creado.

4.2 Acceso al CANAL DE DENUNCIAS

Los INFORMANTES podrán acceder a través del WEBSITE al CANAL DE DENUNCIAS y realizar la pertinente comunicación por escrito (en adelante, la “DENUNCIA”).

Además, a solicitud del INFORMANTE, también podrá presentarse una DENUNCIA mediante reunión presencial dentro del plazo máximo de siete (7) días naturales desde su solicitud. Dicha solicitud se deberá realizar a su superior jerárquico y/o a cualquiera de los miembros integrantes del Comité de Cumplimiento. En caso de que los hechos a denunciar pudieran tener la consideración de acoso sexual sobre una mujer, la solicitud podrá realizarse ante (i) una superior jerárquica mujer; en caso de que no exista, (ii) ante la técnico de prevención de riesgos laborales de TUTTI PASTA.

Cualquiera que sea la vía de presentación de la DENUNCIA, si ésta supone un tratamiento de los datos personales del INFORMANTE (DENUNCIA no anónima), deberá garantizarse el cumplimiento de las obligaciones de información al INFORMANTE y licitud establecidas en la legislación aplicable en materia de protección de datos personales.

4.3 Contenido mínimo de la DENUNCIA

La DENUNCIA presentada deberá contener como mínimo los siguientes aspectos:

  • Hecho motivador de la DENUNCIA: en qué consiste la conducta denunciada, fecha aproximada en la que tuvo lugar, fecha en la que se detectó y modo en el que se ha conocido.
  • Documentos o medios de prueba que faciliten la verificación de los hechos comunicados.

Asimismo, en caso de así desearlo el INFORMANTE, podrá incluir cualquiera de los siguientes aspectos: identidad del INFORMANTE, modo de contacto con éste (domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones), así como cualquier otro aspecto que considere relevante.

En todo caso, la DENUNCIA deberá ser lo más descriptiva posible a fin de facilitar la identificación del denunciado y/o de la conducta denunciada.

En caso de recibirse más de una DENUNCIA relativa a los mismos hechos o hechos relacionados, se podrá acumular la tramitación de dichas DENUNCIAS en un único procedimiento.

4.4 Otros medios de comunicación

El CANAL DE DENUNCIAS será el cauce preferente para informar de cualquier tipo de actuación detectada en TUTTI PASTA que resulte contraria a las materias contenidas en el artículo 2 de la LEY 2/2023.

En caso de que se ponga en conocimiento de TUTTI PASTA cualquier información de eventuales sospechas y/o hechos relativos a actuaciones contrarias a las materias contenidas en el artículo 2 de la LEY 2/2023, por medios diferentes al CANAL DE DENUNCIAS o a miembros del personal no asignados a la gestión de éste, ésta deberá ser remitida inmediatamente a través del CANAL DE DENUNCIAS.

4.5 Recepción de la DENUNCIA

Tras la recepción de la DENUNCIA se dará acuse de recibo en el plazo máximo de siete (7) días naturales siguientes, salvo que dicha actuación pueda poner en peligro la confidencialidad de la DENUNCIA.

5. Procedimiento tras la recepción de la denuncia

A continuación, se detallan las diferentes fases que TUTTI PASTA llevará a cabo tras la recepción de la DENUNCIA:

1) En el plazo no superior a diez (10) días naturales desde la recepción de la DENUNCIA, se comunicará al INFORMANTE la (i) inadmisión o (ii) admisión de la misma.
2) En el plazo máximo de cinco (5) días naturales desde la admisión, se informará al denunciado de: (i) los hechos relatados en la DENUNCIA de manera sucinta; (ii) su derecho a ser oído en cualquier momento de la investigación; y (iii) su derecho a presentar alegaciones por escrito.
No obstante, estas informaciones podrán efectuarse en el trámite de audiencia si se considerara que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas. En cuyo caso, se adoptarán, con carácter urgente, las medidas necesarias para evitar la pérdida o manipulación de información y/o pruebas aportadas o mencionadas en la DENUNCIA.
3) Seguidamente, se dará trámite de audiencia al denunciado, procediendo a la investigación (el investigador podrá acceder a los correos electrónicos, archivos, llamadas realizadas, historial de internet, registros de entradas y salidas, registro de gastos y viajes, back-up de los ordenadores afectados o cualquier otra diligencia) de los hechos objeto de comunicación.
4) En el plazo máximo de tres (3) meses, o en caso de especial complejidad que podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales, se dará respuesta de las actuaciones de investigación al INFORMANTE (salvo que sea anónimo) y al denunciado.

Además, se prevé la posibilidad de mantener la comunicación con el INFORMANTE y, si se considera necesario, de solicitarle información adicional. En este sentido, en caso de que la comunicación pudiera tener la consideración de acoso sexual sobre una mujer, se establecerá una mujer como persona de contacto con la INFORMANTE.

Tras la finalización de las actuaciones de investigación, se podrá, entre otras, imponer al denunciado alguna de las sanciones previstas en la normativa laboral vigente en cada momento o, en su caso, la activación de cláusulas contractuales sancionadoras, cuando las hubiere.

6. Entrada en vigor y vigencia de las normas de uso del sistema interno de información

El presente documento ha sido aprobado por el Órgano de Administración de TUTTI PASTA el 26 de octubre de 2023, entrando en vigor de inmediato y estando plenamente vigente en tanto no se produzca ninguna modificación en el mismo.